Le télétravail, cela ne s’improvise pas, cela se prépare avec des outils, des méthodes, des trucs et astuces … et parfois même des procédures. Voici quelques conseils pour vivre aux mieux cette nouvelle organisation.
Organiser son espace de travail
L’idéal c’est de disposer d’un espace de travail dédié dans son habitation. Sauf que tout le monde n’a pas forcément un logement suffisamment grand pour cela. Trouvez au moins une table avec un siège confortable réglé à la bonne hauteur.
La difficulté c’est qu’on ne retrouve pas chez soi le confort de l’équipement du bureau comme par exemple un 2e écran qui augmente la productivité d’environ 30%.
En tout cas, évitez le travail dans le canapé façon coworking. Pourquoi pas de temps en temps, mais évitez au début.
Recréez une ambiance de travail
La mise en condition de travail passe par le mental. Faites donc comme si vous alliez au bureau :
- prenez votre douche
- habillez-vous, cela vous aidera à vous mettre dans un état d’esprit professionnel
- il y a débat pour les pantoufles : certains estiment qu’il vaut mieux même mettre ses chaussures.
Et puis, on ne sait jamais, vous allez probablement communiquer en webconférence pendant votre journée alors soyez prudent·e 😉
Certains télétravailleur·se·s ont besoin de créer une coupure entre le temps privé et le temps de travail : inventez votre rituel !
En rythme
Imposez-vous des horaires et prévenez vos proches des “règles du jeu” …
Et qui dit horaires de travail dit… pauses. Pensez à régulièrement, vous lever et à boire de l’eau… C’est aussi l’occasion de boire un café en même temps que vos collègues mais à distance … Les soirs et we, pensez à couper !
Pensez à communiquer
Le télétravail peut créer un sentiment d’isolement, n’oubliez pas de communiquer avec vos collègues. Vous avez à votre disposition toute une palette d’outils, à vous de choisir le meilleur pour chaque usage :
Le téléphone : un coup de fil est intrusif et oblige votre correspondant à sortir de son travail, à se déconcentrer. Réservez-le aux sujets urgents et importants.
La messagerie instantanée : c’est peut-être l’outil le plus important du télétravailleur·se. Il peut être utilisé pour chatter en mode synchrone (votre correspondant·e est à l’autre bout du fil) ou asynchrone (il·elle répondra quand il·elle sera disponible). Nous avons la possibilité d’utiliser à Montpellier SupAgro Rocket.Chat.
Elle permet de recréer un collectif de travail virtuel. On peut le laisser connecté en permanence et répondre ou pas aux messages. On peut si besoin se signaler en mode occupé ou désactiver les notifications pour ne pas être dérangé·e.
Pour plus d’information vous pouvez consulter le mini atelier “Découvrir la messagerie instantanée Rocket.chat.”
La webconférence : un outil pour organiser des réunions dans lesquelles vous pourrez vous voir en vidéo, partager des documents ou votre écran, chatter. Nous avons à disposition des outils comme Zoom et BigBlueButton.
Astuce : Faites des réunions courtes, opérationnelles avec un ordre du jour, des actions.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information.
Le mail : comme vous le constatez il ne vient pas en 1er dans la liste des outils. Mal utilisé, le mail est une plaie chronophage. Préférez-lui le chat pour des messages fugaces. Utilisez le mail pour des sujets complexes qui doivent laisser des traces écrites et pouvoir être archivés.
Soyez bienveillant·e
📢 Attention à comment vous écrivez. Certaines personnes ne comprennent pas l’ironie ou l’humour sans smileys (déjà qu’à l’oral le sens de l’humour n’est pas la chose la mieux partagée du monde…). D’autres ne savent pas écrire “merci”, “stp”, … ou font des mails qui paraissent inutilement cassants. Tout ce qui passe d’habitude par la voix, le regard, le sourire, doit passer dans vos mails, chats & co.
Bref soyez bienveillant·e·s, aidant·e·s et prévenant·e·s pour vos collègues ! 👍
Ces conseils sont issus de plusieurs articles et ont été “adaptés” dans la mesure du possible au fonctionnement de Montpellier SupAgro. Il ne s’agit bien évidemment que de conseils😉
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