Curieux·ses de voir si l’AI Companion de Zoom peut vraiment optimiser vos réunions par visioconférence ? Lors d’une réunion d’équipe, nous avons testé les fonctionnalités de transcription en temps réel, les questions pendant la réunion et la synthèse automatisée. Verdict ? Un assistant discret qui, malgré quelques erreurs d’interprétation, facilite la rédaction des comptes rendus de réunion.
Tout d'abord, qu’est-ce que l’AI Companion de Zoom ?
L’AI Companion est une fonctionnalité intégrée à la plateforme Zoom, conçue pour assister les utilisateur·rices avant, pendant et après les réunions virtuelles. Alimenté par l’intelligence artificielle, cet assistant peut prendre en charge plusieurs tâches. Le but ? Toujours le même : améliorer la productivité et l’efficacité des réunions.
Examinons plus en détail 3 fonctionnalités.
La transcription en temps réél
En tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez activer la fonction de « transcription ». Cette fonction est disponible dans les versions plus récentes de l’application. Donc, n’hésitez pas à vérifier votre version Zoom si vous ne retrouvez pas l’option de « transcription ».
📢 Remarque : Si le bouton « Transcription » n’est pas visible sur votre barre de navigation inférieur, cliquez sur le bouton « Plus » pour accéder à des fonctions supplémentaires.
La transcription de votre réunion s’affichera à droite de votre écran. Et vous aurez aussi la possibilité de sauvegarder l’intégralité de la transcription pour une analyse à posteriori dès le début ou avant la fin de votre réunion en cliquant sur le bouton « Enregistrer la transcription ». Le fichier sera sauvegardé localement sur votre ordinateur.
Pourquoi utiliser la transcription de Zoom ?
La transcription en temps réel de Zoom peut présenter les avantages suivants :
- Inclusivité : Cela rend rend les réunions plus accessibles à tous et à toutes, y compris aux personnes malentendantes et/ou aux participant·es étrangers.
- Confort : Vous vous trouvez dans un environnement trop bruyant pour participer à votre réunion ? La transcription permet aux participant·es d’accéder de manière claire aux échanges.
- L’écoute active : La prise de notes automatique permet aux participant·es de se concentrer entièrement sur les échanges de la réunion.
Quelques conseils d'utilisation
Parlez clairement : Si votre débit de parole est un peu rapide, essayez de parler plus lentement et clairement afin que la transcription soit plus précise et accessible pour les autres participant·es.
Vérifiez votre qualité audio : Utilisez dans la mesure du possible un casque ou un microphone externe. Cela permet d’améliorer la qualité audio de vos réunions et de vos transcriptions.
Faites une pause après chaque changement de interlocuteur·rice : Il y a un petit temps de latence pendant lequel l’application reconnaît un·e nouveau·elle intervenant·e. Une pause peut donner une indication supplémentaire.
📢 Remarque : La fonction « Transcription » semble ne pas reconnaitre le changement de langue si les participant·es discutent en plusieurs langues différentes pendant la réunion. Nous vous conseillons d’utiliser une seule langue pour vos échanges et d’indiquer la langue choisie pour une meilleure précision.
Les questions en réunion
En tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez activer comme pour la fonction de « transcription », la fonction « AI Companion » qui se trouve dans votre barre de menu.
Une fois activé, vous trouverez une fenêtre à droite qui vous permettra d’interagir avec l’IA Companion. Un petit logo clignotant en haut de votre écran, vous indique aussi que la fonctionnalité est activée.
Que peut-on demander à IA Companion ?
Par exemple, si vous rejoignez la réunion en retard, vous pouvez demander à IA Companion de vous mettre rapidement au courant. Cette option est discrète et ne dérange pas les autres partcipant·es. Vous pouvez poser des questions comme :
- Mon nom a-t-il été mentionné ?
- Quels thèmes ont été abordés ?
La synthèse automatisée
L’AI Companion permet de générer un compte rendu structuré de la réunion et de mettre en évidence les points clés, les décisions prises et les actions à suivre. Une fonctionnalité plutôt efficace qui facilite les échanges et la prise de notes pour un résumé bien complet !
En tant qu’hôte de la réunion, vous pouvez lancer l’IA Companion. À la fin de votre réunion, vous recevrez par mail la synthèse de vos échanges que vous pouvez par la suite partager avec votre équipe.
📢 Remarque : La fonctionnalité « Synthèse » n’est pas disponible si vous activez la répartition de salles.
Quelques conseils d'utilisation
Comme tout outil, l’utilisation de l’AI Companion nécessite un cadre clair :
- Veillez à informer tous les participant·es qu’un résumé automatisé est généré.
- Respectez les règles de confidentialité et de protection des données.
- Relisez toujours les résumés avant de les diffuser : l’IA peut faire des erreurs d’interprétation.
Pour aller plus loin
Et vous, avez-vous déjà testé l’AI Companion ? Quelles fonctionnalités vous semblent les plus utiles dans votre pratique ? Partagez votre expérience dans les commentaires.
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