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Application Absences langues

Application mobile “Absences Langues” pour gérer les présences aux cours

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Application mobile

L’Institut Agro de Montpellier a récemment développé une application mobile novatrice pour gérer les absences aux cours de langues. Ce projet, né de la collaboration entre la Cellule d’Appuis au Numérique (CAN) et le Service Relations Internationales et Langues (SRIL), vise à alléger la charge administrative liée à la gestion des absences, un processus auparavant chronophage et complexe.

Contexte et besoins spécifiques

Dans un environnement où les cours de langues sont obligatoires et dont les groupes sont constitués d’étudiant·es issu·es de l’ensemble des formations de l’école (licence, master, Ingénieur). L’Institut Agro de Montpellier a dû faire face à la lourdeur de la gestion des absences. L’application a été conçue pour répondre à cette problématique spécifique, en offrant une solution numérique efficace et accessible.

La réalisation

Le développement de l’application a été le fruit d’une collaboration étroite entre le SRIL, demandeur du projet, et la CAN, qui a apporté son expertise technique. Cette synergie a été cruciale pour la réussite du projet.

L’un des principaux défis rencontrés a été la gestion d’un grand nombre de cours variés et l’accès différencié aux informations. Les assistantes de formation ont accès à l’édition feuilles de données (listes des langues, des enseignants, des cours et des élèves), tandis que les enseignant·es utilisent l’application pour signaler les absences.

Bien que l’application ait été conçue pour être intuitive, certains utilisateur·rices ont eu du mal à s’adapter au changement. Pour répondre à ce défi ont été mis en place des réunions d’information, des notices et un tutoriel vidéo, assurant ainsi un accompagnement complet pour faciliter la transition vers ce nouvel outil.

L’application, interconnectée avec plusieurs feuilles de Google Worksheet, fournit aux enseignant·es un accès instantané via leurs smartphones aux listes de cours, d’élèves, et d’enseignant·es. Les assistantes de formation peuvent éditer ces listes en ligne, assurant ainsi une mise à jour en temps réel. Les enseignant·es sélectionnent facilement leur langue, leur cours, et peuvent marquer les absences, déclenchant automatiquement l’envoi de courriels aux étudiant·es absent·es pour les informer de la nécessité de fournir des justificatifs.

Le développement de l’application a suivi une méthode agile, avec la création d’une maquette initiale qui a été améliorée progressivement. Cette approche a permis de tester et d’ajuster les fonctionnalités en fonction des besoins et des retours des utilisateur·rices.

Aperçu de l'application

écran mobile avec le choix de langues
écran mobile avec le choix des enseignants
écran mobile choix de cours
écran mobile exemple de cours
écran mobile exemple liste des apprenant·es
écran mobile signalisation d'une absence

Perspectives

Fort de son succès, un projet similaire a été lancé pour les cours de sport, démontrant la polyvalence et l’efficacité de cette approche technologique.

L’expérience a révélé l’importance de prévoir du temps pour les ajustements continus. Les idées de fonctionnalités supplémentaires émergent souvent une fois que les utilisateur·rices commencent à interagir avec les premières versions de l’application.

L’introduction de cette application à l’Institut Agro de Montpellier représente une avancée dans la modernisation des processus administratifs.

L'équipe de travail

Benjamin BARLET

Institut Agro Montpellier

Responsable de l'enseignement du F.L.E.

Sébastien Morra

Sébastien Morra

Institut Agro Montpellier

Expert informatique - cellule d'appui au numérique

Juba NAIT RABAH

Institut Agro Montpellier

Stagiaire en développement informatique

Les outils et compétences

Google Worksheet 

Application Glide

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