Comment faire communiquer Evento avec votre agenda

Planifier et organiser des événements peut rapidement devenir un défi de taille, surtout lorsqu’il s’agit de coordonner les agendas de plusieurs participant⋅es. Heureusement, des outils comme Evento peuvent grandement faciliter ce processus. Voici comment connecter Evento à votre agenda personnel pour une gestion simplifiée de vos réunions et événements.

En bref...

Etape 1 : Connecter Evento à votre compte

La première étape consiste à vous connecter à Evento. Ce service est proposé par Renater et peut être accessible à l’adresse evento.renater.fr. Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur l’icône “Se connecter” en haut à droite. Vous serez alors redirigé vers le système d’authentification fédérée, où vous pourrez sélectionner votre établissement (par exemple, Institut Agro Montpellier). Une fois connecté, vous accéderez à l’interface d’Evento, où vous pourrez planifier et gérer vos événements. Cependant, ce qui nous intéresse ici, c’est de relier votre agenda personnel à Evento.

Etape 2 : Ajouter Evento à votre agenda Partage

Dans votre profil Evento, vous trouverez un lien pour connecter votre agenda. Copiez ce lien, puis rendez-vous sur Partage, dans la section Calendrier. Cliquez sur la petite roue d’engrenage à côté de “Calendrier” et sélectionnez “Ajouter un calendrier externe”. Choisissez le type “Abonnement iCal” et collez le lien que vous avez copié précédemment. Donnez un nom à ce calendrier, par exemple “Evento”, et choisissez une couleur pour le différencier de vos autres agendas.

Désormais, lorsque vous recevrez une demande de réunion via Evento, les différentes propositions de créneaux horaires seront automatiquement ajoutées à votre agenda Partage. Une fois le sondage clôturé, seule la date retenue sera conservée.

Etape 3 : Partager votre agenda Partage avec Evento

Pour permettre à Evento de consulter vos disponibilités, vous devez partager votre agenda Partage de manière publique. Rendez-vous dans la section Calendrier de Partage, cliquez sur le menu déroulant en haut à gauche et sélectionnez “Partager le calendrier”. Copiez le lien public généré et retournez sur votre profil Evento.

Dans la section “Connecter mes calendriers”, ajoutez un nouveau calendrier en y collant le lien que vous venez de copier. Evento pourra désormais accéder à vos disponibilités et les prendre en compte lors de la planification d’événements.

Etape 4 : Répondre aux demandes de réunion

Lorsque vous recevrez une demande de réunion via Evento, cliquez sur le lien fourni dans l’e-mail. Vous accéderez alors à une interface vous présentant les différentes propositions de créneaux horaires. Grâce à la synchronisation de vos agendas, Evento affichera en rouge les créneaux où vous n’êtes pas disponible. Vous pourrez alors sélectionner les créneaux qui vous conviennent et valider votre réponse.

En suivant ces étapes simples, vous serez en mesure de tirer le meilleur parti d’Evento et de votre agenda Partage pour une gestion efficace et fluide de vos événements professionnels.