Poster partager son agenda

Partager son agenda avec ses collaborateur·rice·s

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Comme nous l’avons vu lors du mini-atelier du 2 juin 2022 : Utiliser les agendas partagés associés à la messagerie partage, le nouveau système de Calendrier sur “PARTAGE” permet  de partager plus facilement nos agendas avec tous nos collègues des autres écoles de l’Institut Agro.

Dans cet article nous vous présenterons pas à pas les étapes pour accéder à votre calendrier “PARTAGE” afin d’en récupérer l’adresse pour pouvoir la partager avec vos collaborateur·rice·s (auxquels vous aurez donné l’autorisation de le consulter).

📌 Note : Cet article a été rédigé à partir de la notice mis en ligne sur le blog du SIM et rédigée par Franck Duprés. Vous trouverez en suivant ce lien un ensemble de notices utiles pour la configuration, notamment sur smartphone : Article sur l’Utilisation des agendas partagés associés à la solution PARTAGE

I. Accéder au calendrier personnel de PARTAGE

  1. Se connecter avec votre navigateur internet à https://partage.supagro.fr
  2. S’authentifier avec votre compte informatique SupAgro (Utiliser votre adresse mail complète et le mot de passe associé)
  3. Cliquer sur « Connexion »
Formulaire d'accès

4. Se rendre dans l’onglet « Calendrier » de partage. 

onglet calendrier

II. Partager votre calendrier

  1. Ouvrir l’onglet « Calendrier » de PARTAGE.
  2. Cliquer sur le petit triangle à la droite du “Calendrier”
  3. Choisir « Éditer propriétés ».
proprietes

4. Cliquer sur « Ajouter partage ».

ajouter un partage

III. Donner l'accès à votre agenda à vos collaborateurs

  1. Retrouver/saisir leur adresse mail dans la case prévue à cet effet.
  2. Choisir le rôle de Visionneur (par défaut) qui leur permet de consulter sans modifier votre agenda.
  3.  Valider en appuyant sur “OK”.

📌Note : Grace à cette manipulation vous avez partagé votre agenda aux personnes présentes dans la liste de mail que vous avez saisi, il vont pouvoir l’ajouter dans partage puis dans leur Thunderbird.

IV. Ajouter l'agenda d'un collaborateur dans partage

Danger

Attention : Pour pouvoir ajouter son calendrier sur Thunderbird il faut l’avoir ajouté sur “Partage” au préalable.

Pour ajouter le calendrier d’un collaborateur qui vous en a donné les droits, il faut :

  1. Se rendre dans l’onglet calendrier sur partage.
  2. Cliquer sur l’engrenage à coté du menu “Calendriers”.
  3. Sélectionner “Rechercher des partages”.
rech_partage1

4. Cocher les calendriers que vous souhaitez ajouter et cliquer sur “Ajouter”. (📢 A savoir : Seul les calendrier auxquels vous avez accès sont présent dans la liste).

rech_partage2

V. Installer l'agenda d'un collaborateur dans votre thunderbird

Pour ajouter le calendrier d’un·e collègue sur Thunderbird, il faut l’avoir au préalable ajouté dans partage (voir chapitre ci dessus).

Première étape : récupérer VOTRE lien ICS

  1. Ouvrir l’onglet « Calendrier » de PARTAGE.
  2. Cliquer sur le petit triangle à la droite du “Calendrier”
  3. Choisir « Éditer propriétés ».
proprietes

4. Cliquer sur « Ajouter partage ».

ajouter un partage

            5 . Et enfin récupérer votre lien ICS en faisant clic droit > copier le lien.

lien_ics

Deuxième étape : ajouter les agendas dans thunderbird

  1. Ouvrir Thunderbird et cliquer sur l’icône « Agenda ».
  2. Cliquer sur « + ».
  3. Sélectionner « Sur le réseau ».
  4. Cliquer sur « Suivant ».
thunderbird
  1. Saisir votre adresse mail dans le champ nom d’utilisateur.
  2. Coller le lien ICS récupéré dans le champ adresse et décocher « Prise en charge du mode hors connexion ».
  3. Cliquer sur « Rechercher des agendas ».
partage_cal1
  1. Saisir votre mot de passe.
mdpbis
  1. Choisir « Caldav ».
  2. Sélectionner les calendriers que vous souhaitez afficher dans Thunderbird (📢A savoir : Par défaut ici apparaît seulement votre calendrier personnel nommé « Calendar »)
  3. Cliquer sur « S’abonner ».
Avant de s’abonner il peut être pratique de cliquer sur les boutons propriétés pour désactiver les alarmes et choisir les couleurs des agendas de vos collègues.
partage_cal2

Les calendriers apparaissent alors progressivement dans Thunderbird.

liste_calendriers

Voilà, vous avez désormais accès en lecture à l’agenda de votre collègue.

Quelques conseils pratiques

 

  • Je vous conseille de désactiver les alarmes sur cet agenda en double cliquant dessus puis en décochant “afficher les alarmes”.
  • Vous pouvez également le cacher en cliquant sur l’œil dans Thunderbird si vous ne voulez pas charger votre affichage. Vous pourrez le ré-afficher quand vous en aurez besoin.

Ressource complémentaire

Sébastien Morra

Sébastien Morra

Institut Agro Montpellier

Expert informatique de l'Equipe Tice

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